Chapitre 5 – Du fonctionnement fédéral

Extrait verbatim du Règlement d'Ordre Intérieur (22/03/2026).

Article 27 : Introduction

Conformément aux Statuts de la Fédération, l’Organe d’Administration s’entoure des structures qu’il juge utiles et nécessaires pour le soutenir et l’assister dans l’élaboration et la mise en place de ses plans stratégiques.

A cet effet, il établit un organigramme qui permet aux chargés de missions d’évoluer dans un environnement organisé, coordonné et transversal.

L’ensemble des acteurs y participant sont appelés à partager leurs compétences, connaissances et expériences au service de la collectivité pour résoudre les questions de tous ordres posées par la compréhension, l’enseignement et la pratique du judo, en s’appuyant sur l’émulation du groupe et la créativité de chacun dans l’atteinte de l’objectif commun.

Les aspects managériaux sont prédominants dans les relations inter-collaborateurs pour faire place au dialogue, à la confrontation d’idées, à l’écoute sans jugement et à la transparence.

Article 28 : Pôle de compétences

Un pôle de compétences est instauré afin d’identifier les ressources disponibles parmi les membres de la Fédération. A cet effet, tout affilié désireux de prendre une part active dans le développement de la Fédération et d’apporter son concours à la gestion journalière ou à l’élaboration et la mise en place de projets est invité à communiquer son CV de manière spontanée via l’adresse info@judowb.be.

Cette possibilité est également ouverte à des personnes non encore affiliées.

Le CV comprendra, outre le parcours judo s’il échet, une description des compétences, connaissances et expériences professionnelles pouvant apporter une plus-value dans le secteur associatif et sportif, qu’elles soient, de manière non exhaustive : techniques, pédagogiques, managériales, organisationnelles, logistiques, administratives, juridiques, médicales, psychologiques, ...

Article 29 : Structure

Un regroupement thématique par piliers est opéré. Le nombre de piliers n’est pas limité mais comprend au minimum les trois axes suivants, sans ordre de préséance :

• Pilier « Développement du Judoka »
• Pilier « Opérationnel »
• Pilier « Compétition »

Chaque pilier se voit assigné des rôles et est orchestré par un Coordinateur. Les coordinateurs forment ensemble le Conseil de Coordination.

De manière non exhaustive, leurs rôles sont les suivants :

• Pilier « Développement du Judoka » :
  • Formation des Cadres ;
  • Pédagogie ;
  • Judo Inclusif ;
  • Techniques et Grades.
• Pilier « Opérationnel » :
  • Officiels ;
  • Juges Kata ;
  • Jury des Grades.
• Pilier « Compétition » :
  • Equipe sportive « Haut Niveau » ;
  • Kata ;
  • Handijudo ;
  • Vétérans ;
  • Médical.

Chaque rôle est géré par un Acteur Référent.

Article 30 : Candidatures – Mandats - Cumuls

Le recrutement des Coordinateurs et Acteurs Référents se fait par appel à candidature avec diffusion d’un profil de fonction validé par l’Organe d’Administration.

Les candidatures accompagnées d’un CV sont à adresser à info@judowb.be

Les mandats sont d’une durée de 4 ans, renouvelable une fois pour une même fonction. Les désignations se font à la majorité simple :

• Par l’Organe d’Administration pour les Coordinateurs ;
• Par l’Organe d’Administration et le Conseil de Coordination pour les Acteurs Référents qui sont d’office issus du Pôle de compétences ;
• Une consultation plus large pourra être opérée à titre consultatif pour la désignation des Acteurs Référents selon des modalités à définir par l’Organe d’Administration et le Conseil de Coordination.

Tout mandat pourra être retiré de plein droit par l’Organe d’Administration à la personne qui en est titulaire mais qui ne répond plus aux conditions initiales d'admission ainsi qu’en cas de manquement dans l'accomplissement des missions qui lui ont été confiées. Le retrait de mandat ne pourra s’opérer qu’après avoir entendu la personne concernée et en concertation avec le Conseil de Coordination lorsqu’il s’agit d’un Acteur Référent.

Il n’est pas possible de cumuler plusieurs postes de Coordinateur ou d’Acteur Référent ni d’être à la fois Coordinateur et Acteur Référent.

Un Acteur Référent pourra, par contre, venir en soutien de projets dans le domaine d’un autre Acteur Référent.

Il appartient à l’Organe d’Administration et au Conseil de Coordination de limiter le nombre de cumuls en fonction de l’envergure des projets co-existant pour une même personne.

Article 31 : Des Coordinateurs

Les Coordinateurs ont pour mission d’orchestrer avec les Acteurs Référents les missions dévolues à leur pilier. Ils interviennent dans les domaines suivants :

• Gestion d’équipe : Les Coordinateurs travaillent activement pour favoriser la coopération et la responsabilisation au sein de l’équipe, tout en exploitant pleinement les compétences de chaque membre afin de maximiser son efficacité. Pour ce faire, ils maintiennent un équilibre dans les interactions en encourageant la communication ouverte et en promouvant le respect mutuel entre les membres de l'équipe
• Innovation et Développement : Ils encouragent et mettent en œuvre des idées novatrices pour le développement du judo.
• Collaboration et Réseautage : Les Coordinateurs jouent un rôle crucial dans le développement et la promotion du judo. Pour ce faire, ils doivent collaborer étroitement avec les autres Coordinateurs et l'Organe d'Administration de la Fédération. Cela se traduit par une participation régulière aux réunions de coordination, assurant ainsi une communication fluide et une prise de décision efficace. Parallèlement, les Coordinateurs doivent établir des partenariats stratégiques avec d'autres fédérations sportives, sponsors et médias. En outre, il incombe aux Coordinateurs de préparer des dossiers de subventions pour les projets, ainsi que des rapports d'activités et des projets en collaboration avec le Pôle administratif.

Article 32 : Des Acteurs Référents

Les Acteurs Référents ont pour mission d’assurer le bon fonctionnement des thématiques qui leur sont confiées et de veiller au développement des projets en lien avec celles-ci. Pour ce faire, il leur revient de s’entourer des personnes compétentes issues du Pôle. Ils interviennent dans les domaines suivants :

• Expertise et conseil : Ils offrent une expertise spécifique dans leur domaine thématique, fournissant des conseils et des orientations stratégiques pour améliorer les pratiques au sein de la Fédération.
• Support et formation : Ils contribuent au développement et à la mise en œuvre de programmes de formation pour garantir la mise à jour des connaissances et des compétences dans son domaine d'activité.
• Développement de procédures : Ils participent à la création et à la révision des procédures liées à leur thématique pour s'assurer qu'elles répondent aux besoins actuels et futurs de la Fédération.
• Coordination et collaboration : Ils travaillent en étroite collaboration avec l’ensemble des acteurs de la Fédération, particulièrement avec leur coordinateur de pilier, pour garantir une approche cohérente et intégrée dans le développement du judo.
• Suivi et évaluation : Ils évaluent l'efficacité des initiatives et des programmes liés à leur domaine, en s'assurant que les objectifs sont atteints et en proposant des ajustements si nécessaire.

Article 33 : Des routines et des projets

L’articulation entre les routines et les projets est importante : les routines fournissent une structure de base pour l'ensemble du fonctionnement, tandis que les projets permettent de se concentrer sur des objectifs à plus long terme.

Les projets peuvent émaner de différentes sources et suivre un processus de transmission spécifique pour leur mise en œuvre :

Origine des projets :

- Les Acteurs Référents peuvent proposer des projets basés sur leur expertise et leur identification des besoins dans leur domaine spécifique.
- Le Coordinateur peut également initier des projets qui répondent à des objectifs stratégiques plus larges au sein de la Fédération.
- Les membres de la Fédération peuvent soumettre des idées de projets pour répondre à des besoins identifiés sur le terrain.
- Les initiatives externes, telles que celles issues de partenariats ou de recommandations des pouvoirs subsidiant, peuvent également générer des projets.

Discussion au sein du Conseil de Coordination :

- Avant la transmission officielle pour mise en œuvre, les projets sont présentés et discutés au sein du Conseil de Coordination.
- Le rôle du Conseil de Coordination est d'évaluer les projets en fonction des objectifs stratégiques globaux de la Fédération, de leur faisabilité, de leur pertinence et de leur potentiel d'impact sur le développement du judo.
- Ce processus permet d'assurer que tous les projets sont alignés avec la vision globale de la Fédération et qu'ils reçoivent le soutien nécessaire des différentes branches de l'organisation pour leur réussite.

Transmission pour mise en œuvre :

- Une fois approuvés par le Conseil de Coordination, les projets sont officiellement transmis à l’Organe d’Administration pour approbation.
- Cette étape marque le début de la planification opérationnelle, de l'allocation des ressources, et de l'exécution du projet selon les directives et les délais établis.

Suivi et évaluation :

- Le suivi des projets est essentiel pour garantir leur progression conforme aux attentes.

Le Coordinateur du pôle, en collaboration avec le Conseil de Coordination et les Acteurs Référents, est chargé de surveiller l'avancement des projets, d'évaluer leur impact et d'apporter des ajustements si nécessaire pour atteindre les objectifs fixés.

Article 34 : Judo Day

Une fois par an, la Fédération organise un Judo Day, excellente opportunité pour dynamiser la communauté de judo, partager des connaissances, et promouvoir l'esprit sportif.

Cette journée pourra intégrer des activités de type :

• Ateliers thématiques ;
• Rencontres avec des champions ;
• Echanges avec des experts ;
• Conférences débats ;
• Salon des partenaires.